Google Drive Les dossiers sont utiles pour la collaboration, mais que se passe-t-il exactement lorsqu’un utilisateur le partage avec d’autres personnes ? Un dossier Google Drive peut inclure des documents Word, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires, des photos et des vidéos. Bien que Google permette aux utilisateurs de télécharger d’autres types de fichiers, ce sont les plus courants pour le partage. Dans certains cas, les utilisateurs peuvent souhaiter donner à d’autres personnes la possibilité d’afficher les fichiers d’un dossier, et dans d’autres, ils peuvent être partagés à des fins de collaboration. Dans tous les cas, avant de partager un dossier Google Drive, il est important de comprendre les différentes autorisations et comment les modifier.

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Si un utilisateur partage un dossier Google Drive avec une autre personne ou un groupe de personnes, il seul pouvoir accéder aux fichiers de ce dossier. Tout le reste dans le stockage Google Drive d’un utilisateur restera privé, à moins qu’il n’ait été partagé avec d’autres personnes. Ainsi, si un utilisateur crée un dossier Google Drive partagé, il n’a pas à s’inquiéter du fait que d’autres personnes consultent des fichiers privés ou confidentiels dans son compte Google Drive.

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Comprendre les autorisations de dossier Google Drive

Options de partage de dossier Google Drive

Une fois qu’un dossier Google Drive a été créé, les utilisateurs peuvent le partager avec des personnes spécifiques. Pour ce faire, sélectionnez le dossier dans Drive et choisissez ‘Partager.’ Saisissez l’adresse e-mail du ou des destinataires ou du groupe Google (si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire). Dans le menu déroulant, sélectionnez un rôle approprié parmi Éditeur, Lecteur ou Commentateur. Si vous choisissez ‘Éditeur‘, la personne pourra organiser, ajouter, modifier et supprimer des fichiers dans le dossier. Le ‘Téléspectateur‘ permet à la personne d’afficher uniquement les fichiers du dossier, tandis que ‘Commentateur‘ leur permet d’ajouter des commentaires aux fichiers du dossier, sans leur permettre d’apporter d’autres modifications.

Une fois les personnes ajoutées au dossier et leurs rôles sélectionnés, choisissez de les notifier qu’elles ont été ajoutées au dossier, ajoutez un message facultatif et appuyez sur ‘Envoyer‘ pour partager le dossier. Il convient également de s’assurer que la visibilité du dossier Google Drive est définie sur ‘Limité.‘ Cette option est visible lorsque vous cliquez sur ‘Partager‘ à côté d’un dossier et en sélectionnant le menu déroulant sous ‘Accès général‘. Cela garantira que seules les personnes ayant accès au dossier pourront l’ouvrir. Si ‘Toute personne ayant le lien‘ est sélectionné, toute personne sur Internet disposant du lien vers le dossier Google Drive peut afficher les fichiers. Cependant, ils ne pourront pas apporter de modifications.

Modifier les autorisations du dossier Google Drive après le partage

Autorisations de partage de dossier Google Drive

Google permet également aux utilisateurs de modifier les autorisations d’un fichier ou d’un dossier après son partage. Pour ce faire, localisez le dossier dans Google Drive et cliquez sur le ‘Partager‘ bouton. Toutes les personnes avec lesquelles le dossier est partagé seront répertoriées sous ‘Personnes ayant accès.’ Pour modifier les autorisations d’une personne spécifique, cliquez sur le menu déroulant des autorisations à côté de son nom pour basculer entre ‘Éditeur,’ ‘Téléspectateur,’ et ‘Commentateur.’ Pour supprimer l’accès de la personne au dossier, cliquez sur ‘Supprimer l’accès‘ dans le même menu déroulant.

Il convient de noter que toute personne ayant accès à un dossier Google Drive peut télécharger, imprimer ou copier les fichiers qu’il contient. Bien qu’il n’y ait aucun moyen d’empêcher cela pour le dossier dans son ensemble, les utilisateurs peuvent modifier ce paramètre sur des fichiers individuels. Pour cela, sélectionnez un ou plusieurs fichiers dans le dossier, cliquez sur ‘Partager,‘ puis sélectionnez Paramètres (icône d’engrenage) en haut. Décochez la bascule à côté de ‘Les téléspectateurs et les commentateurs peuvent voir l’option de téléchargement, d’impression et de copie.’ Pour empêcher les éditeurs de modifier les autorisations et de partager les Google Drive dossier avec d’autres personnes, décochez l’option à côté de ‘Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager.’

Source : Google